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Cobranza y Control Matrícula

Cobranza y Control de Matrícula es la encargada de realizar la gestión del Control Financiero de los alumnos de la Corporación, desde el inicio hasta el término de su relación con ésta, abarcando desde la creación de su registro como deudor, sus pagos o abonos en dinero, abonos a través del Crédito Solidario, Becas Fiscales o Institucionales, hasta las acciones tendientes a la recuperación de aquellos valores que estos hubieren comprometido al momento de abandonar la Universidad. Nos corresponde, la obtención, mantención, actualización y entrega de información referente a la cuenta corriente de sus alumnos. Este debe satisfacer los requerimientos internos relacionados con la decisión y control, así como externos referente a organismos contralores.

 

Objetivos y Funciones

Objetivos :
Llevar el Control de la cuenta corriente de los alumnos de Pregrado, Postgrado y Centro Educación Continua, entregando una atención oportuna y eficiente al estudiante y demás clientes de la Unidad.

Definición de Funciones:
Las tareas a desempeñar están claramente identificadas, Cobranza, además de Revisar y Controlar: Pagos en efectivo o documentos recibidos de las cajas de tesorería, y que sean abonada al alumno que correspondan, autorizar pagos con documentos a fecha ( 30, 60, 90 Y 120 días solamente ), asignación de becas y créditos, resoluciones de situaciones académicas y condición de estudiante que afecte la cuenta corriente, como también ajustes o regularizaciones.

Estructura Interna:
Este Departamento depende directamente de la Dirección de Finanzas, el departamento cuenta con una Jefatura, un Encargado de Unidad, cuatro funcionarios Administrativos y una Secretaria.

Principales Interrelaciones:

Alumnos Regulares
- Pagares de Arancel Firmados
- Cuenta corriente

Dirección Asuntos Estudiantiles
- Asignación de Créditos, Beneficios Fiscales e Institucionales.
- Autorizaciones a documentar arancel con Letras Notariales.
- Informe por modificaciones de beneficios, producto de solicitudes interrupción académica.

Tesorería Universidad Austral
- Recaudación pagos directos y Bancos.
- Custodia y Administración cobranza documentos en cartera.
Vicerrectoría de Finanzas
- Políticas
- Estadísticas
- Informes de Gestión

Empresas de Cobranzas
- Informe de Cobranzas
- Informe de Depósitos

Dirección de Pregrado y Postgrado
- Informe de deudas y repactaciones.
- Situaciones Académicas
- Avance Curricular

 

Procedimientos

 

Matrícula

En Enero de cada año, se despacha a domicilio de cada alumno un Estado de Cuenta, adjuntando el Pagaré de Arancel para ese año, el cual deberá traer firmado en Marzo, con un aval.

Se debe controlar la entrega correcta de este Pagaré. Sólo se exceptúan los alumnos extranjeros, los egresados, los Hijos de Funcionarios con el arancel comprometido por Planilla y aquellos alumnos que hayan pagado 100% de su arancel.

El Departamento de Admisión y Matrícula, con apoyo del Centro Informático, emitirá en Marzo los Comprobantes de Inscripción y Matrícula de alumnos antiguos y en Enero los nuevos. Incluirá en este formulario la Deuda Anterior de Arancel que el alumno posea y que es entregada por Cobranza y Control de Matrícula.

Si el alumno es deudor de Arancel Anterior en cobranza y control, de Letras o Cheques en Tesorería, Libros en Biblioteca o Préstamos en DAE., no podrá matricularse mientras no regularice su situación pendiente.

Adicionalmente, se deben imprimir las chequeras de pago, según el arancel vigente, emitiéndose 10 Cuponeras iguales con vencimiento el último día hábil de cada mes.
El Arancel de una Carrera, valores de matrículas, montos a pagar en caso de presentar solicitudes y otras, están claramente consignadas en los Decretos de Aranceles respectivos.

Por otro lado, el material mencionado anteriormente, es entregado por Admisión y Matrícula a cada alumno previo requerimiento del Pagaré de Arancel, enseguida el estudiante puede matricularse sin inconvenientes. Si el Comprobante de inscripción reflejase alguna deuda que no procediera, se solicitará al alumno respectivo, que argumente la razón del cobro erróneo, y si procede, se emitirá un nuevo comprobante de inscripción sólo con la deuda anterior real, y se guardará la documentación de respaldo para su validación.

El alumno al Matricularse, es decir, pagar su respectiva Inscripción por caja de la UACh o Banco, forma parte activa de los registros de cobranza y control, y se genera el arancel anual completo.

Si el alumno pagase en efectivo al menos el 50% del arancel, es beneficiado con un 5% de descuento. Este descuento se aplica hasta el mes de Agosto de cada año. Los Postgrados aplican un 10% de Descuento.

 

Pago Arancel

El pago de las cuotas, utilizando Cuponeras o Chequeras, podrá ser en Cajas de la Corporación o en Bancos autorizados por la Universidad Si el alumno realiza un Abono, utilizando el formulario Comprobante de Abono, sólo podrá cancelar en cajas de la Universidad.

Respecto de las recaudaciones en bancos, el departamento de Tesorería digitará dichos cupones y creará una Caja denominada Banco, la cual hará llegar tanto física como computacionalmente a cobranza y control.
Si un alumno no pagara las mensualidades en forma oportuna, la unidad de cobranza y control, y el Departamento de Tesorería, deberán cargar las Recuperaciones de Gastos pertinentes, utilizando el siguiente procedimiento de aplicación:

(Monto Abono * UTM Mes de pago)/ UTM Referencial de Marzo

Para el Segundo Semestre de cada año, se hace exigible que el alumno tenga cancelado todo el primer semestre. Por lo tanto, si no cumple esta condición, está expuesto a que la Universidad le anule la Inscripción del 2° semestre.

En este período especial, el Departamento autoriza el pago con Letras Notariales ( alumnos con un alto porcentaje de Crédito Solidario y/o Beca ), las cuales en su oportunidad son fijadas las fechas máximas. En el caso que los estudiantes posean bajos beneficios al Arancel, las letras serán autorizadas por la Dirección de Asuntos Estudiantiles, y corresponderá al Departamento calcular los intereses pertinentes.

Luego se recepcionan las Letras y se verifica la legalidad y su adecuado llenado ante Notario.

 

Saldos a Favor

Si un estudiante resultare en algún momento con saldo a favor en su cuenta corriente, producto de pagos excesivos y ajustados los beneficios o rebajas académicas, tiene el derecho de solicitar su devolución, para lo cual, debe firmar un Formulario Solicitud de Devolución UACH, y adjuntar documentación de respaldo, por Ej. colillas que canceló demás. Enseguida, cobranza y control emite una Autorización de Pago a nombre del estudiante involucrado, y despachada a Depto. de Tesorería.


Existe en la actualidad, la posibilidad que un alumno solicite un crédito CORFO, emitido por instituciones Financieras.


La política de la Universidad, es considerar descuentos y recargos correspondientes a la fecha de entrega del Vale Vista. Si un alumno quedare con saldo a favor, a raíz del crédito CORFO, también deberá solicitar por escrito la devolución, llenando el formulario Solicitud de Devolución CORFO, con una copia para la Institución que otorgó el crédito. Igualmente se emitirá una Autorización de pago a nombre del alumno.

 

Beneficios Existentes

Del Crédito Solidario
Los alumnos antiguos renuevan su Crédito en Noviembre-Diciembre del año anterior, y en Marzo se imprime su chequera considerando este crédito. Sin embargo, su chequera es proporcionada contra la entrega del Pagaré de Crédito Solidario por la DAE. La renovación, impresión y entrega del Pagaré es responsabilidad de la Dirección de Asuntos Estudiantiles.

Para los alumnos nuevos postulantes al Fondo Solidario, obtenga o no respuesta favorable a su postulación, cobranza y control a través del Centro Informático, emitirá las chequeras con los nuevos montos y plazos de vencimiento.


De las Becas
Cualquier Beca Institucional que se otorgue a un alumno, deberá ser informada vía Resolución de la Vicerrectoría Académica. Dicha resolución será ingresada al sistema computacional por la Unidad respectiva.

En cuanto a las Becas Fiscales (Beca Mineduc, Juan Gómez Millas e Hijo de Profesores ) tiene el mismo tratamiento administrativo que para la formalización de crédito, descrito anteriormente.


De los Descuentos por Planilla
El Departamento de Bienestar del Personal, deberá alimentar el sistema computacional directamente, o por medio magnético, indicando Funcionario, Alumno y Monto a descontar. Cobranza y control validará y traspasará a cuenta corriente dichos descuentos. Actualmente se ajusta cada cuenta corriente según nómina que emite el Departamento de Bienestar del Personal. La contabilización de este beneficio, se realiza al regularizar la cuenta corriente del estudiante, labor efectuada por este Departamento, bajo la operación 210.


De las Resoluciones Académicas
La Dirección de Pregrado y/o Postgrado, emitirá resoluciones sobre las interrupciones académicas, las cuales originan un movimiento en la cuenta corriente del estudiante. Dichas resoluciones, se traspasan por este Departamento al sistema Fin700, quedando en estado aprobado el documento para su posterior contabilización.

 

Inscripción de Asignaturas
Segundo Semestre
Objetivo :
Obtención, Actualización y Entrega de información, referente a deudas alumnos de Pregrado y Postgrado, considerando además, deudas por concepto de documentos Vencidos y Protestados, con el propósito que estos compromisos sean cancelados como requisito previo a la Inscripción de Asignaturas del Segundo Semestre del año en curso.

Tareas Específicas:

Del Departamento de Tesorería
Hacer entrega de un Archivo que contenga los deudores por concepto de documentos vencidos y/o protestados, o mantener analizadas las cuentas contables pertinentes

De la Dirección de Asuntos Estudiantiles
Autorizar cuando corresponda, el pago de arancel con Letras Notariales, siempre que el alumno no posea deudas por documentos vencidos o protestados, para lo cual tendrá en su poder la nómina entregada por el Depto. de Tesorería. Se requerirá que la letra sea Aceptada por el padre o madre del alumno, excepcionalmente una tercera persona Tutora, que posea capacidad de pago.

Del Centro Informático
Deberá imprimir un mensaje en el módulo Inscripción de Asignaturas que realiza la Escuela, a fin que ésta instruya al estudiante que regularice su situación de morosidad o incumplimiento según sea el caso. El sistema se bloqueará definitivamente la inscripción, si el estudiante no ha entregado su Pagaré de Arancel.
Actualizar diariamente los pagos, a fin de mantener informes de morosidad veraces en las Escuelas.

Del Departamento de Cobranza y Control
Mantener actualizada la cuenta corriente de los estudiantes. Coordinar las acciones con los demás departamentos . Verificar que el alumno haya entregado su Pagaré de Arancel. Calcular los pagos con sus respectivos intereses, y una vez cancelados, eliminar del archivo de deudas, para que en forma inmediata la Escuela pueda Inscribir Asignaturas al alumno.

Informar el estado de morosidades a la Dirección de Pregrado, de manera que a través de las Escuelas se obtenga la cooperación necesaria, para mejorar las repactaciones y recaudaciones.

 

Cobranzas Prejudiciales y Judiciales

Dada la importancia de las morosidades involucradas por nuestros ex-alumnos, y lo sensible y complejo que resulta cada año la asignación de beneficios hacia nuestros actuales estudiantes, ha sido necesario implementar medidas correctivas, aplicando políticas de cobranza que permitan lograr un eficiente retorno de los dineros. Una de las alternativas elegidas apunta hacia la externalización de la cobranza, orientada fundamentalmente a la recuperación de cuentas por cobrar morosas (prejudicial y judicial), con profesionales expertos que llevan a cabo gestiones de cobranza modernas, logrando regularizar la Universidad las cuentas atrasadas, sin perder la buena relación con nuestros alumnos y ex-alumnos.

Alejandro Flores Huenuqueo. Jefe  Depto. Cobranza y Control de Matrícula

Jefe:  Alejandro Flores Huenuqueo

Email: alejandroflores@uach.cl

Secretaria: Oriana Gomez Reyes
Teléfono: +56 63 2 221496
Email: orianagomez@uach.cl

Dirección: Edificio Biblioteca 2° Piso entrada lateral, Campus Isla Teja, Valdivia, Chile